10 ventajas de prescindir del papel en la oficina

La digitalización de su oficina crea un proceso simplificado

Durante mis prácticas en una empresa, creo que los peores momentos que tuve allí fueron cuando me pidieron que buscara algún documento oscuro u otro. Estoy muy seguro de que cualquier oficinista se sentiría identificado.

La empresa era relativamente pequeña, por lo que el sistema de archivo no era perfecto, pero Dios mío... La búsqueda de un documento que ha sido descrito tan vagamente que bien podría ser cada pedazo de papel en esa oficina y saber que no puedes renunciar a la búsqueda porque este documento es tan importante es la peor sensación que tuve mientras trabajaba allí. Hay algo inherentemente malvado en los documentos en papel, uno con el que estoy seguro de que todos los trabajadores de oficina pueden identificarse. La frustración de buscar algo que ni siquiera perdiste es indescriptible... Es como si quisieras arrancarte el pelo pero sabes que eso no resolverá nada.

Olvídese del papel con 10 ventajas de una oficina sin papel:

1. Mayor eficiencia: La eliminación del papel elimina la necesidad de archivar, buscar y organizar manualmente los documentos físicos, lo que ahorra tiempo y mejora la productividad.

2. Ahorro de costos: Los costos de papel, tinta y almacenamiento pueden reducirse significativamente o eliminarse por completo, lo que resulta en ahorros sustanciales para las empresas.

3. Seguridad mejorada: Los documentos digitales se pueden cifrar y proteger con contraseñas, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado o pérdida en comparación con los documentos físicos.

4. Colaboración mejorada: Con los documentos digitales, varios miembros del equipo pueden acceder y trabajar en el mismo archivo simultáneamente, lo que promueve la colaboración y agiliza los flujos de trabajo.

5. Fácil recuperación de documentos: Los documentos digitales se pueden buscar, clasificar y recuperar rápidamente utilizando palabras clave o metadatos, lo que elimina la necesidad de buscar manualmente en archivos físicos.

6. Ahorro de espacio: La eliminación de los archivos de papel y los armarios de almacenamiento libera un valioso espacio de oficina, lo que permite un entorno de trabajo más organizado y eficiente.

7. Sostenibilidad ambiental: Dejar de usar papel reduce el consumo de papel, lo que ayuda a conservar los recursos naturales y reduce las emisiones de carbono asociadas con la producción y eliminación de papel.

8. Recuperación ante desastres: Los documentos digitales se pueden respaldar y almacenar fácilmente en un almacenamiento seguro en la nube, lo que brinda protección contra daños físicos o pérdidas debido a desastres como incendios o inundaciones.

9. Acceso remoto: Se puede acceder a los documentos digitales desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que permite el trabajo remoto y facilita la colaboración entre equipos geográficamente dispersos.

10. Cumplimiento simplificado: Los documentos digitales se pueden rastrear, auditar y archivar fácilmente, lo que garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos y simplifica el proceso de retención de documentos.

Cómo es trabajar para una empresa que ha dejado de usar papel

Trabajar con SignTech es un soplo de aire fresco. Mientras estoy en la empresa de formularios sin papel, creo que puedo contar cuántas veces he tenido que trabajar con papel con una mano. Suena como una exageración, pero no, no lo es. Cualquier presentación, reuniones con clientes, artículos, incluso la solicitud para el trabajo, ninguno de ellos requería el uso de papel. En nuestra empresa, las soluciones sin papel son la norma.

Cuando veo otras empresas que todavía tienen formularios en papel y comprobantes de papel, pienso para mí mismo: "claramente, esta no es la mejor alternativa, entonces, ¿por qué la gente todavía usa esto?" El dinero, el tiempo que la gente piensa que está ahorrando, en realidad ya no está ahorrando nada. El costo de mantener un sistema de operación basado en papel, es decir, archivadores y espacio en el piso que podría usarse para otras cosas, es mucho más de lo que invertiría en una aplicación como SignTech a largo plazo.

Lo cierto es que si lo hiciéramos bien no necesitaríamos usar papel para al menos el 95% de las cosas que estamos haciendo ahora mismo.

Dicho esto, solo te dejaré con una pregunta: ¿Por qué sigues usando papel?

SignTech Forms es una innovadora plataforma sin papel que convierte los formularios y documentos existentes en formularios sin papel que pueden completarse en dispositivos móviles y firmarse electrónicamente sin problemas (con integración completa de datos).  Para obtener más información, visite: www.signtechforms.com o correo electrónico expert@signtechforms.com .